Seloste henkilötietojen käsittelystä

1. Rekisterinpitäjä
   Upsert oy (2759623-8)
   Bertel Jungin aukio 5 02600 Espoo Finland
   Tel. +358 40 718 3523
   www.upsert.fi
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
   Hannu Kröger
   Bertel Jungin aukio 5 02600 Espoo Finland
   Tel. +358 40 718 3523
   www.upsert.fi
   Email: contact@upsert.fi
3. Rekisterin nimi
   Upsert oy:n henkilökunnan ja rekrytoinnin henkilötietorekisteri, johon tallennetaan tietoja henkilön työ- ja toimisuhteen tietoja sekä rekrytoinnin yhteydessä kerättäviä tietoja.
4. Henkilötietojen käyttötarkoitus
   Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena pitää yllä lakisääteisiä tietoja henkilökunnasta, kehittää yhtiön palveluita henkilökunnan osaamista hyödyntämällä, kerätä tietoja yhtiön tapahtumista henkilöstön tiedottamista varten ja avustaa asiakkuuksien hoitamisessa. Lisäksi rekisteriin tallennetaan tietoja työnhakijoista yrityksen rekrytointia varten. Henkilötietoja kerätään henkilön suostumuksen perusteella tai lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi. Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa.
5. Rekisterin tietosisältö
   Rekisteriin tallennetaan tarpeellisilta osin seuraavia tietoja:
   • perustiedot kuten nimi, yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet), sukupuoli, titteli tai asema organisaatiossa ja kieli sekä yksityisasiakkaiden osalta henkilötunnus
   • CV, sertifikaatit ja muut työntekijän osaamisen arvioinnissa käytettävät tiedot
   • valtuutukset tai muu edustaminen
   • tunnistamista palvelevat viralliset henkilöasiakirjatiedot kuten passi tai henkilötodistus
   • lakien ja viranomaismääräysten edellyttämät tiedot sekä
   • edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
   Säännönmukaisia tietolähteitä ovat rekisteröity itse sekä erilaiset viranomaisrekisterit kuten väestörekisteri ja verohallinto.
7. Tietojen luovutus
   Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Yhtiö voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön velvoittamissa rajoissa. Tietoja voidaan luovuttaa vain viranomaisille, ammattiliitoille, muille lakien perusteella tietojen saamiseen oikeutetuille ja rajoitetusti yhtiön asiakkaille yhtiön liiketoimintaa varten. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppanille ulkoistamisen yhteydessä, kun se liittyy lakisääteisten tehtävien hoitamista varten kuten palkanlaskenta, kirjanpito ja näihin liittyvät avustavat tehtävät.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
   Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole lakien, asiakkuuden hoitamiseen tai muun liiketoiminnan kannalta ehdottaman tärkeän ja perustellun syyn perusteella välttämätöntä.
9. Rekisterin suojaus
   Rekisterinpitäjä järjestää rekisterin tietoturvan yleisesti hyväksyttävällä tavalla sekä pyrkii asianmukaisin teknisin ratkaisuin estämään asiattomien pääsyn niin ATK:n avulla ylläpidettäviin tietojärjestelmiinsä kuin manuaalisesti ylläpidettäviin ja säilytettäviin aineistoihinsa. Rekisterin käytöstä on ohjeistettu, rekisterin käyttäjät koulutetaan ja rekisterin käyttöä valvotaan säännönmukaisesti. Ainoastaan rekisterinpitäjällä sekä sen toimeksiannosta toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Pääsy ATK:n avulla ylläpidettäviin rekisterin tietoihin edellyttää henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista. Tietoja käsittelevillä henkilöillä on rekisterinpitäjän myöntämä tarpeellisen laajuinen käyttöoikeus.
10. Tietojen tarkastaminen
    Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriä hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.
11. Tietojen korjaaminen
    Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä oleva tiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä, mikäli tieto on käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Kirjallinen omakätisesti allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa esitetty oikaisupyyntö tulee tehdä rekisteriä hoitavalle henkilölle. Oikaisua pyytävän tulee todistaa henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä korjaa myös oma-aloitteisesti, ilman aiheetonta viivytystä, havaitsemansa virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia tietojensa poistamista, kun se on sääntelyn perusteella sallittu.
12. Kielto-oikeus
    Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen. Kirjallinen omakätisesti allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa esitetty pyyntö kielto-oikeuden käyttämisestä osoitetaan rekisteriä hoitavalle henkilölle. Kielto-oikeutta pyytävän on esitettävä todistus henkilöllisyydestään.
13. Oikeus tietojen siirtoon järjestelmästä toiseen
    Siltä osin kuin olet itse toimittanut meille tietoja, joita käsitellään antamasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus saada tällaiset tiedot itsellesi pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
14. Tietojen säilyttäminen
    Henkilötietoja säilytetään kulloinkin voimassa olevien lakien mukainen aika, joka jatkuu myös työ- tai toimisopimuksen päättymisen jälkeen.
15. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
    Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että emme ole noudattaneet toimintaamme soveltuvaa tietosuojasääntelyä